FIT für S/4HANA

Bevor die Umstellung auf SAP S/4HANA die digitale Transformation beflügelt, rechnen viele Unternehmen mit schwer kalkulierbaren, hohen Implementierungskosten. Denn insbesondere in hochspezialisierten Prozesslandschaften wie in der Chemieindustrie sind oftmals zahlreiche Altlasten und Schnittstellen zu berücksichtigen. Doch durch eine saubere Vorbereitung und Herstellung von S/4HANA-Readiness können die Projektkosten effektiv reduziert werden – zum Beispiel mit Hilfe von einem Analysetool wie msgFIT.

Bei ERP-Anwendungen mag es keinen Beipackzettel geben – aber durchaus ein Verfallsdatum. Das liegt für Unternehmen, die ihre Fertigungs- bzw. Geschäftsprozesse mit SAP ERP managen, bereits im Jahr 2027. Denn in diesem Jahr laufen viele Wartungsleistungen aus und SAP empfiehlt einen Umstieg auf seine neue Produktlinie S/4HANA. Bestandskunden müssen sich also zwischen Konvertierung oder Neu- bzw. Re-Implementierung entscheiden.

Ca. 1 Jahr Projektdauer ist für die Konvertierung einer mittelmäßig komplexen ERP-Instanz zu S/4HANA realistisch.

Für CIOs und CTOs in der Chemieindustrie bringt ein solches Großprojekt operative und strategische Fragstellungen mit sich. Denn die gegenwärtig eingesetzten Systeme sind oftmals langjährig im Einsatz und sehr auf die spezifischen Prozesse und Organisationseinheiten des Unternehmens ausgerichtet, also hochgradig individualisiert. Eine Umstellung benötigt entsprechende Ressourcen.

Projektstau statt Neustart?

Doch obwohl bis 2027 für ein derart wichtiges Vorhaben die Zeit knapp wird, zögern Unternehmen die Umstellung hinaus. So gab bei einer Lünendonk/msg-Studie zum Thema „S/4HANA Einführung“ mehr als jedes zweite der befragten Unternehmen an, sich noch mit der Business-Case-Erstellung zu beschäftigen (1) – sollte das Thema nicht priorisiert und beschleunigt werden, droht ein Projektstau.

60 Prozent der IT-Entscheider rechnen mit hohen Projektkosten bei der S/4HANA Einführung.

Allerdings mag das leichter gesagt als getan sein. Neben der Hürde, ausreichend Fachpersonal für die Einführungsprojekte zu finden und zu rekrutieren, könnten technologische Herausforderungen der Umstellung im Wege stehen. Zudem befürchten gut 60 Prozent der IT-Entscheider, dass die Integration ihrer lokalen IT-Systeme in S/4HANA zu einem sehr hohen Aufwand und zu hohen Projektkosten führt. Speziell für viele Chemieunternehmen ist die Stammdatenübernahme eine zusätzliche Herausforderung. Diese Strukturen sind oft „gewachsen“ und verursachen bei der Überführung in eine neue Systemwelt enormen Aufwand.

Kurzaudit nutzt Benchmarks aus der chemischen Industrie.

Schwachstellen reduzieren vor der Einführung

Um diese Herausforderungen zu meistern, sollten die Projektverantwortlichen einen Check-up ihrer SAP-Systemlandschaft und der End-to-End Prozesse im Vorfeld der S/4HANA-Implementierung durchführen. Im Rahmen einer Assessment Phase kann hier unser Tool msgFIT wertvolle Unterstützung liefern und das bestehende SAP-System auf Nutzung und Prozessqualität systematisch analysieren. Dabei wird nicht nur der Reifegrad der System- und Prozesslandschaft präzise erfasst – die aufgezeigten Verbesserungsoptionen lassen sich zudem teilweise bereits vor der eigentlichen S/4HANA-Einführung angehen. Somit startet das Einführungsprojekt vom Ausgangspunkt eines höheren Reifegrades, was die SAP-Einführungskosten senkt und die Projektdauer verkürzt. Wesentliche Aspekte sind dabei:

• Die Analyse des oder der aktuellen SAP-Systeme nach Kriterien wie Nutzung, Autorisierung, Lizenzierung, Technik und End-to-End-Prozessdesign. msgFIT bündelt zahlreiche SAP-Systemanalysen in einem „Kurzaudit“ und greift hierbei auf Benchmarks aus tausenden von Projekten aus zahlreichen Branchen zurück. Entsprechend basieren die vorgeschlagenen Optionen auf Experten-Knowhow und lassen sich an die spezifischen Anforderungen eines Projektes der chemischen Industrie genau anpassen.

• Das Erstellen einer transparenten Prozessübersicht in kurzer Zeit. msgFIT deckt Auffälligkeiten innerhalb der Prozesslandschaft auf, identifiziert nicht dokumentierte Prozesse und zeigt Verbesserungsoptionen hinsichtlich der SAP-Nutzung und der Lizenzierung.

• Neben der Vorbereitung kostengünstigerer ERP-Migrationen ermöglicht msgFIT eine Re-Dokumentation der vorhandenen SAP-Prozesse. Per parallel durchgeführtem SAP-Conversion-Check sind außerdem Empfehlungen für S/4HANA Prozesse ableitbar.

 Grafische Darstellung der Einführung von S/4HANA mit msgFIT © msg advisors (zum Vergrößern klicken)

Ein Medizintechnik-Hersteller verdoppelte den ROI
zur S/4HANA-Einführung.

Praxistipps zur Leistungssteigerung

Wie effektiv dieser Ansatz ist, zeigt ein Beispiel aus der Fertigungsindustrie: ein Hersteller von Medizintechnik konnte u.a. über gezielte Prozessverbesserungen in allen End-to-End Prozessen sowie schließlich mit einem Neudesign der Angebots- und Logistikprozesse in Summe Einsparungen von mehr als drei Mio. EUR p.a. realisieren und so den ROI zur S/4HANA-Einführung mehr als verdoppeln. Um langfristig von S/4HANA zu profitieren, sollten Projektverantwortliche zudem die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Produkte über deren Lebenszyklus verfolgen: Mit digitalen Komponenten und Services ergänzte Produkte lassen sich mit S/4HANA präziser verfolgen und bepreisen. Chemie-Unternehmen können so z.B. den Zyklus der Chemikalien von der Produktion über die Nutzung bis zum Recycling dokumentieren und ihren Kunden passende Dienstleistungen für jede Station offerieren.

• Prozesse End-to-End optimieren: Angebundene Tracking-Software kann die Positions- und Inhaltsbestimmung von Containern übernehmen. Anhand der Stammdaten lassen sich zudem im ERP-System automatisiert Rechnungen für die Vor-Ort-Nutzungstage der Container stellen. Mittels eingebundener IoT Lösungen können Container-Füllstände an SAP übermittelt werden und Nachbestellungs-Workflows anstoßen.

Zu einem erfolgreichen S/4HANA Einführungsprojekt gehört eine kompetente Betreuung über den gesamten Transformationsprozess – vom Eingangs-Assessment bis zur Implementierung. Leistungen wie msgFIT, Business Case und Roadmap unterstützen in der Vor-Projektphase. Aber auch in der Umsetzungsphase leistet das Know-how eines Beratungspartners wertvolle Unterstützung. Hier gilt es z.B., die Transformation mit passgenauem Change Management zu begleiten und für regulierte Bereiche ist die Übernahme der S/4HANA-Validierungsaufgaben ein entscheidender Nutzenaspekt.

Quellenangaben

Studie „Mit S/4HANA in die digitale Zukunft. Status, Ziele und Trends bei der Einführung von S/4HANA im deutschsprachigen Raum.“ Lünendonk & Hossenfelder in Kooperation mit msg, 2019  (Mehr Infos zur Studie und Download)